المشكلات الإداريه , حلولها و كيفية علاجها ..

[بالمختصر..]

.
.




بسم الله الرحمن الرحيم ,

و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ,




مدخل :

- ماهو آخر كتاب قرأته في الإدارة ؟ و متى ؟
- ماهي آخر دورة إدارية حضرتها ؟ و متى ؟
- ماذا تتوقع أن تقرأ في هذا المبحث ؟
- هل لديك مشاكل في العمل ؟
- ما هي آخر مشكلة ساهمت في حلها ؟




.
.

[بالمختصر..]

ماهو الهدف من طرح هذا الموضوع ؟


1. بيان الطرق المنهجية للتعامل مع المشاكل , و إذا فقدنا المنهجية غرقنا في الهمجية !

2. التخفيف من حدة الذعر و هول الدهشة الناتجين عن حدوث المشاكل , فرباطة الجأش مطلوبة ,
و يجب على القائد أن يتعامل مع الأمور الصعبة و كأنها أحداث طبعية .

3. توضيح الإيجابيات المستفادة من المشكلات , و سيأتي بيانها .

4. التأكيد على ضرورة الصراحة و الدقة و الوضوح في التعامل مع المشكلات .




.
.

[بالمختصر..]

أين يقع حل المشكلات و إتخاذ القرارات في خريطة العمليات الإدارية ؟

العمليات الإدارية هي :

أولاً : التخطيط : و يشمل وضع الأهداف و المعايير و رسم السياسات و الإجراءات و إعداد الموازنات و كتابة الجدول الزمني .

ثانياً : التنظيم : و يشمل الهيكل و المهام و العلاقات ثم إختيار المناسبين لشغل المناصب .

ثالثاً : التوجيه و الإشراف : و يشمل التحفيز و القيادة و الإتصال .

رابعاً : الرقابة : و تشمل تحديد المعايير الرقابية و قياس الأداء و تشخيص المشكلات و علاجها بالقرارات الصائبة .




.
.

[بالمختصر..]

تعريف المشكلة :

هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى ؛ و هي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو
تؤثر في نوعيته .

مكونات المشكلة:

1. المشكلة : الوضع الموجود وصفاً و أسباباً .

2. الحل : الوضع المنشود مع تصوره و حصر منافعه . " الوظيفة الحقيقية للحل هي أن يؤدي إلى
نتائج إيجابية مع استمرار نفس المدخلات التي كانت تؤدي لنتائج سلبية فالخطأ في حل مسألة
رياضية لا يسوغ تغييرها وتبديلها . حاول دائماً التركيز على الحل و الخروج من سياق ذهنية
المشكلات حتى تحافظ على الروح الإيجابية و لا تقع في مصيدة السلبية" .

3. الطريق من المشكلة للحل : آليات التنفيذ .

/

أنواع المشاكل :

مشكلات في التنفيذ:

وهي الانحراف عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص .

مشكلات في الإنجاز :

وهي ما يمنع من الوصول إلى وضع أفضل .

تقسيمات أخرى :

متفاقمة – متلاشية – ثابتة.

مفاجئة – متوقعة .

متكررة – نادرة .

جماعية – فردية .

حديثة – قديمة .

و تكمن أهمية التقسيم في تحديد استراتيجية التعامل مع المشكلة .




.
.

[بالمختصر..]

مقدمات مهمة عن المشكلات الإدارية :



1. لا تتصرف من فورك إلا في الأزمات الخطيرة .

2. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت و الجهد و يساهم في خلق مشكلة جديدة .

3. قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل ..!

4. إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم ، و إنّما نظرتهم لها .

5. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً .

6. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !

7. وازن بين الفعل التكيفي " لتهدئة الآثار " و بين الفعل التصحيحي " التوصل إلى حل " لتهدئة الآثار " و بين الفعل " التوصل إلى حل ".

8. يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه .

9. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك .

10. تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها , و هذه تحتاج إلى نقد الذات و إشاعة ثقافة الحوار و النقد البناء بين العاملين .

11. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته .

12. لا تقفز مباشرة إلى الحل .

13. لا يكن البحث عن كبش فداء أهم من حل المشكلة .

14. ميز بين أخطاء الأفراد و أخطاء النظام .

15. اسأل دائماً عن المظاهر و الحقائق و ليس عن المشاعر و الأحاسيس .

16. كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل و الاتجاه نحو التضخم .

17. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة ؛ بل عدّة أسباب متداخلة .

18. فجوة الأداء هي الفرق بين ما ينبغي فعله وبين الواقع الفعلي للعمل !

19. لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها !

20. نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي و التحليلي .

21. إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها .. لا في قضبانها ..!

22. لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله : الصاعد والنازل و البيني : و يعد الفشل في الاتصال وباء الإدارة المعاصرة ؛ و ينسب 85 % من النجاح في العمل إلى مهارات الاتصال بكل أشكاله : الصاعد و النازل و البيني .

23. حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق و ليس عاطفة : و من سمات العاطفة الانفلات و الجموح فلا مكان لها في حل المشكلات .

24. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها : و علم المستقبل من العلوم التي لم تحظ بعناية المسلمين و لذا نعاني من " صدمة المستقبل " و من " توالي الضربات .

25. العمل على تحقيق أهداف دائمة يستلزم عقد لقاءات منظمة لحل المشاكل و توثيق المعلومات المتعلقة بحل المشاكل لمنع تكرار حدوثها .

26. يجب إطلاع المسؤول الجديد على مشاكل العمل و حلولها ، و يجب على المدير الإطلاع بشكل دوري على ملف المشكلات .




.
.

[بالمختصر..]

المشكلة فرصة ثمينة !



* إيجاد حل جديد و عدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة .

* اكتشاف قدرات فكرية و طاقات عملية .

* استمرارية البحث عن برامج و آليات جديدة و إبداعية .

* تحافظ على وحدة المجموعة و تزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد .

/

كيف تدرك المشكلة .؟

1. بالمقارنة مع التاريخ السابق .

2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة .

3. من خلال النقد الخارجي .

4. بالرجوع لأهداف الخطة و برامجها .

/

حال الناس مع المشاكل:

النفي أو الغفلة : تتراكم .

التضخيم و التهويل : اليأس .

الاعتدال و التوسط : الحل .

/

أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:

ما مدى حدّة المشكلة و صعوبتها ؟

ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟

ما مدى أهميّة المشكلة ؟


و بالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .




.
.

[بالمختصر..]

الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات :

* لا تفعل شيئاًً :

1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .

2. إذا كانت آثارها ضعيفة .

3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .


* معالجة الآثار :

4. عندما نتوقع زوال السبب .

5. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .

6. عندما يكون السبب خارج السيطرة .


* مراقبة الوضع فقط :

1. إذا كانت غير ملحة .

2. إذا بدأت بالتلاشي .

3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .


* معالجة المشكلة :

4. إذا كانت خطيرة .

5. إذا كانت متفاقمة .

6. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا .




.
.

[بالمختصر..]

من أسباب عدم مواجهة المشكلة :

1. الجهل بحدوثها .

2. الارتياح .

3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .

4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .

/

أخطاء في تحديد المشكلات :

* تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو و ليس تضخيمه .

* الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .

* القفز مباشرة إلى الأسباب و الحلول .

* الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : و من أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .

* التركيز على الأسباب الخارجية فقط . " و إن تصبروا و تتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .

* إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل .




.
.

[بالمختصر..]

لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل و حلها صفة أو أكثر مما يلي :


1. لديه معلومات عن المشكلة و أطرافها .

2. صاحب خبرة للمشورة و الرأي .

3. جيد التدريب و المهارة .

4. ملتزم بالتنفيذ .

5. من يراد تدريبه و تهيئته .

/

الحل الجماعي : إيجابيات و سلبيات :

الإيجابيات :

1. تنوع الأفكار و تلاقحها .

2. تعدد مصادر المعلومات .

3. أقل تحيزاً , حيث تنتفي الدواعي الشخصية .

4. فرصة للتواصل و التدريب .

5. الالتزام العالي بالأداء .

6. اختيار أفضل الحلول المقترحة , بسبب مشاركة عدة عقول في الحل و الاختيار .

7. مشاركة عدة مستويات إدارية , فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط و الإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف و الإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .


السلبيات :

1. إغفال تسجيل الأفكار .

2. التنافس المنفر .

3. المواكبة و المجاراة , بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .

4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي , انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .

5. المقيدات الزمانية و المكانية .

6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .




.
.

[بالمختصر..]

أسباب الفشل في حل المشكلات :

1. عدم اتباع المنهجية في تحديد و حل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
* القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور.
* القبعة الحمراء = الانفعال و الحدس و التفكير الفطري.
* القبعة السوداء = الحذر و التشاؤم و التفكير السلبي.
* القبعة الصفراء = الممكن و المنطق الإيجابي.
* القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة و التفكير الخلاق.
* القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير.
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل و من التجديد و من تبادل الأفكار.
7. مقاومة التغيير.
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة و التقويم.




.
.